1.数据权限的概念
云表的角色权限分为2部分：
功能权限和
数据权限。
功能权限是指角色针对表单可以进行什么样的操作，像新建、编辑、删除、查看...这些都是功能权限；而
数据权限是指能看到什么样的数据，总表中的数据分为数据行和数据列，比如总表有5000条记录，有些用户可看到所有记录，有些却只能看到其中几条，有些可以看到所有的数据项，有些只能看到某几项，它就是通过数据权限控制的。在模板中设置角色的权限时，不仅可以设置角色的功能权限，同时还可设置角色的数据权限，数据权限有查询的数据权限和编辑的数据权限之分。
2.数据权限的设置
数据权限分为3列，第1列数据权限的分类，分为：查询和编辑；第2列策略列表，需要添加具体的角色；第3列是针对第2列选中的角色设置数据过滤和数据项隐藏，“数据过滤”可设置本人填报、本部门填报、本机构填报，“本人填报”顾名思义就是只能看到自己填报的表单，“本部门填报”是指组织机构中最小单位的部门，譬如：是A公司组织机构中的A组和B组，或者销售部，采购部等，“当前组织机构”是指组织机构的根节点，譬如：A公司，如果数据过滤不设置则代表可以看到所有本模板所有的表单。当没有合适的数据过滤条件时还支持自定义编辑设置，隐藏区域可设置隐藏的数据项。
我们以在《采购单》中设置这样的数据权限：“采购员”只能看到自己填报的表单，“采购主管”可以看到本部门填报的，即采购小朱采购小夏只能看到自己的表单，孙主管可以看到自己和采购小朱的采购单；“库管员”看不到采购单明细中的单价、金额和采购的合计金额；“财务总监”能看到所有的采购单数据，看看如何操作。
进入《采购单》的设计界面，打开【权限】，打开“数据权限”选项卡，在第1列中选择“查询”策略；在第2列中单击【添加】，添加“采购员”、“采购主管”、“库管员”、“财务总监”4个角色。注意：在策略列表中优先将权限最大的角色放在最上，当1个用户同时拥有多个角色时，优先读取策略列表中的第1个角色的数据权限。
在“策略列表”选择“财务总监”，“数据过滤”设置“本机构填报”，可看到本组织机构下所有的表单，隐藏区域不设置；
在“策略列表”选择“库管员”，“数据过滤”设置“本机构填报”，“隐藏区域”选择“本表单.合计金额” ，“本表单.明细.单价” 和 “本表单.明细.金额”；
在“策略列表”选择“采购主管”，“数据过滤”设置“本部门填报的”，隐藏区域不设置；
在“策略列表”选择“采购员”，设置“数据过滤”本人填报的，隐藏区域不设置。
3.验证数据权限
设置完角色的数据权限后，保存模板，利用“小号窗口”的功能验证一下。
用小号窗口，登录用户“孙主管”的账号，在左侧导航中找到《采购单》，“孙主管”可看到本部门的采购单，采购小朱和自己的采购单；
用小号窗口，登录用户“采购小朱”的账号，在左侧导航中找到《采购单》，“采购小朱”只能看到自己的采购单；
用小号窗口，登录用户“库管小吴”的账号，在左侧导航中找到《采购单》，“库管小吴”可以看到整个组织机构的才采购单，但是看不到“admin”的采购单，因为admin没有组织机构信息 ，并且“库管小吴”不能看到“合计金额”等价格信息。
用小号窗口，登录用户“库管小吴”的账号，在左侧导航中找到《采购单》，“库管小吴”可以看到整个组织机构的才采购单，但是看不到“admin”的采购单，因为admin没有组织机构信息
4.注意事项
1.在“数据权限”中“数据过滤”设置“本机构”则只能看到有组织机构填报的数据，没有组织机构信息用户填报的数据不可见，比如“admin”，“数据过滤”不设置默认代表可以看到模板所有的数据；
2.在“数据权限”中“策略列表”需要按照从大到小的数据权限顺序设置，当1个用户拥有多个角色时，系统默认从“策略列表”中获取最上层角色的数据权限；
3.先设置组织机构与用户，再填报数据，如果先设置好了用户填报数据后，再设置组织机构，则填报的数据不包含组织机构信息，数据权限将失效。
